จัดงานแต่งงานอย่างไรไม่ให้ขาดทุน รู้ไว้ไม่ล้มละลายหลังจบงาน [Part 2 : Production]

หลังจากคราวก่อนที่ได้เขียนเรื่องความเปราะบางในขั้น Pre-Production ไปแล้ว รอบนี้จะเข้าสู่ช่วงที่สำคัญที่สุดของการจัดงานแต่งงานแล้วไม่ให้ขาดทุนแล้ว นั่นก็คือ “รายรับจากงานแต่งงาน” ซึ่งหลักๆ แล้วเงินที่จะเข้ามาจากงานแต่งงานจะมีหลักๆ อยู่ 2 อย่างด้วยกัน ที่รู้กันดีนั่นก็คือ “ซองจากแขกที่มาร่วมงาน” และ “ซองจากการผูกข้อมือ” หรือถ้าเป็นครอบครัวที่มีเชื้อสายจีนเรียกว่า “ค่ายกน้ำชา” เดี๋ยวขอไปขยายความทีละหัวข้อต่อไปเลยแล้วกันนะครับ

การเชิญแขก – นับดีๆ ไม่ได้มีแต่แขกเรา ยังมีแขกของพ่อแม่อีก

สำหรับคู่ที่กำลังจะแต่งงานกันพอถึงขั้นตอนการเชิญแขกหลายคนจะนึกถึงแค่ ญาติพี่น้อง, เพื่อนที่ทำงาน, เพื่อนมหาวิทยาลัย, เพื่อนมัธยม หรือจะลากยาวไปถึงเพื่อนสมัยประถมที่ยังคบกันอยู่ของว่าที่เจ้าบ่าว-เจ้าสาวเท่านั้น รวมๆ แขกประมาณร้อยกว่าคนนิดๆ งานสบายงบไม่เยอะ แต่อาจจะลืมไปว่าพ่อแม่ของเราก็มีสังคมกว้างขวางเช่นกัน อาจจะตกใจเวลาพ่อแม่บอกจำนวนแขก บางบ้านอาจจะมีมากกว่าในลิสรายชื่อแขกของเราไปถึง 3 เท่าตัว ต้องขอบคุณการมาถึงของยุคโซเชียลที่ทำให้พ่อแม่เรายังสนิทกับเพื่อนที่ไม่ได้เจอมานานผ่าน LINE group, หรือฟีดบน Facebook ได้ งานแต่งงานลูกนี่ก็ถือเป็นโอกาสอันดีในการ meeting กันด้วย

จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่เคยคิดว่าแขกเรากับแฟนรวมกันไม่เท่าไหร่ จัดงานน่าจะชิลๆ สบาย งบไม่หนักมาก แต่เจอแขกของพ่อแม่ไปตอนแรกถึงกับช๊อคว่าเยอะขนาดนั้นเลยหรอ งานชิลๆ ที่เคยคิดไว้ก็ไม่ได้แล้ว พ่อแม่รีเควสมาว่านี่เป็นหน้าตาของพ่อแม่ด้วย งบงอกออกมาหลายเท่าตัวเลย แต่ข้อดีของแขกที่เป็นผู้ใหญ่คือการใส่ซองหนักมาก ซึ่งเป็นผลมาจากที่พ่อแม่เราไปช่วยงานคนอื่นมาอย่างต่อเนื่อง การแต่งงานของลูกจึงนับเป็นโอกาสดีที่ให้เงินที่เคยจ่ายไว้วนกลับมา
ถึงตรงนี้เราจะมองเห็นความจริงบางอย่างคือ “การจัดงานแต่งงานคือการเล่นแชร์กันทางสังคม” รูปแบบหนึ่ง แล้วเวลาใครที่มางานเราก็ควรจดไว้ด้วยว่าเขาใส่ซองมาเท่าไหร่ เพราะถึงเวลาที่เราต้องไปงานเขาก็ควรใส่ซองกลับไม่น้อยกว่าที่เขาเคยใส่มาให้ ตามมารยาทที่ควรปฏิบัติ

เกร็ดความรู้อีกอย่างที่หลายคนอาจจะมองข้าม การแต่งงานเร็วตั้งแต่ช่วงเรียนจบใหม่ๆ ซองที่ได้จากเพื่อนๆ อาจจะจำนวนเงินที่ใส่ซองจะไม่มากเพราะเป็นช่วงที่ทุกคนเพิ่งเริ่มทำงาน ถ้าใครได้แต่งช่วงเรียนจบไปแล้วสักระยะ เพื่อนๆ หลายคนเริ่มเติบโตในตำแหน่งแล้วเงินที่ใส่ซองกลับมาจะมากขึ้นอีกระดับ

ผูกข้อมือ / ยกน้ำชา – ต้องมี ไม่มีถือว่าผิดมากถ้าไม่อยากขนาดทุนจากการจัดงานแต่ง

อีกไฮไลท์ของงานแต่งงานในฐานะผู้จัดเลย สำหรับคนที่ไม่เคยแต่งจะไม่รู้ว่าช่วงนี้สำคัญอย่างไร คือตามธรรมเนียมแล้วประเพณีการผูกข้อมือ หรือยกน้ำชา เป็นการที่ผู้ใหญ่ทั้ง 2 ฝ่าย จะอวยพรรับขวัญเจ้าบ่าว-เจ้าสาว ตามด้วยการให้ซองเพื่อนำเงินไปตั้งต้นชีวิตคู่ ด้วยความที่การผูกข้อมือ-ยกน้ำชา จะเป็นการทำกับญาติผู้ใหญ่ที่มีความสนิทเรียกว่าความสัมพันธ์ใกล้ชีวิตแบบเห็นมาตั้งแต่บ่าวสาวเด็กๆ เงินที่ญาติผู้ใหญ่มอบให้จึงมักที่จะมากกว่าการใส่ซองปกติในช่วงงานเลี้ยงอาหารเย็น ถ้าใครไม่รู้ให้ใส่พิธีในลงใน agenda งานเสียตั้งแต่เดี๋ยวนี้ จำเป็นต้องมีเลยถ้าไม่อยากขาดทุนจากงานแต่ง แล้วถามพ่อแม่ของตัวเองด้วยว่าจะมีผู้ใหญ่มาผูกข้อมือกี่คน เพราะส่วนนี้ฝั่งพ่อแม่มักเป็นคนเชิญให้

ซึ่งเราจำเป็นต้องเตรียม “ของรับไหว้” ตามจำนวนผู้ใหญ่ที่จะมาผูกข้อมือให้ด้วย ซึ่งของรับไหว้อาจเตรียมเป็นผ้าไหม หรือชุดน้ำชา สิ่งของที่ผู้ใหญ่สามารถเอาไปใช้งานต่อได้ ฯลฯ มอบให้หลังจากที่ผู้ใหญ่ผูกข้อมือ และให้ซองเราแล้ว
สำหรับการผูกข้อมือ-ยกน้ำชา มักจะจัดในช่วงงานเช้า หลังจากขั้นตอนงานสู่ขอ พิธีทางสงฆ์เรียบร้อยแล้ว

การจองโรงแรมสำหรับจัดงานแต่ง – เทคนิคการเลือกวัน, ประเมินจำนวนแขก(และซองที่จะได้รับ)

การจองโรมแรมสำหรับจัดงานถือเป็นอีกตัวเลือกที่ดี เพราะบางบ้านอาจจะไม่สะดวกที่จะจัดงานใหญ่ๆ รับแขกเป็นร้อยๆ คนที่บ้าน หลายคู่จึงนิยมเช่าโรงแรมเพื่อจัดงานแต่ง เพราะโรงแรมนั้นมีอุปกรณ์ และเครื่องมือทุกอย่างสำหรับการจัดงานที่ครบ ไม่ต้องวุ่นวายวิ่งหาหน้างาน

ส่วนมากเวลาเข้าไปจองโรงแรม Sales ที่ดูแลเราจะถามเริ่มต้นคือ มีแขกมาร่วมงานกี่คน ซึ่งเราต้องจบมาแล้วตั้งแต่ขั้นตอนการนับจำนวนแขกทั้งหมดของเรา และของพ่อแม่ทั้งสองฝ่าย เพราะมีผลต่อการพิมพ์การ์ดเชิญด้วย ตามมาด้วยรูปแบบของงานจะเป็นการจัดแบบเลี้ยงโต๊ะจีน หรือแบบค็อกเทล ส่วนนะมีผลต่อราคาระดับหนึ่ง แต่ก็ตามถนัดของแต่ละบ้านเลย ถ้าเป็นแบบโต๊ะจีนทางโรมแรมก็จะประเมินราคาเป็นโต๊ะละ xxx บาท หรือถ้าเป็นค็อกเทลก็ประเมินราคาเป็นแขกที่มาร่วมงานหัวละ xxx บาท ราคาของแต่ละที่ขึ้นอยู่กับระดับความหรูหราของโรงแรมไม่ตายตัว สามารถนัดเข้าไปขอดูสถานที่กับขอเรทราคากับทางโรมแรมได้เลย

เทคนิคในการเลือกคือน่าจะต้องเลือกให้เหมาะสมกับราคาซองช่วยงานที่จะกลับมา ถ้าเราตีว่าแขกที่มาคู่หนึ่งน่าจะใส่ซองประมาณ 1,000 บาท เราคงไม่เรื่องโรงแรมที่ประเมินแขกที่มาร่วมงานหัวละเกินพันไปมาก เพราะมีโอกาสที่จบงานแล้วเงินที่ได้จากซองช่วยงานได้น้อยกว่าค่าจัดงาน

ส่วนเทคนิคในการคำนวนโต๊ะที่เราจะจองกับทางโรมแรม เคยมีสูตรว่าเราควรจองโต๊ะประมาณ 3 ใน 4 จากจำนวนการ์ดที่แจกไปจริง เพราะอาจจะมีแขกส่วนหนึ่งที่ไม่สามารถมาร่วมงานได้ เช่นเราแจกซองไป 100 ซอง จะมีแขกกลับมาประมาณ 75-80 ซองเท่านั้น ไม่แน่ใจว่าสูตรนี้เริ่มขึ้นมาจากไหน แต่จากประสบการณ์ก็ค่อนข้างตรงตามนั้น ซึ่งมีผลกับการแจ้งจำนวนแขกที่มาร่วมงานกับทางโรงแรมด้วย ถ้าจองไปเต็มที่ 100% ตามจำนวนแขกที่เราคิดไว้ วันงานอาจจะมีโต๊ะเหลือที่เราต้องจ่ายเงินฟรีแต่แขกไม่มาได้ ก็เป็นเงินจำนวนมากอยู่เหมือนกัน ซึ่งเราสามารถบอกกับทางโรงแรมได้ว่าเราประเมินแขกว่าจะมาประมาณ 75-80% จากจำนวนที่เราเชิญไปทั้งหมด ส่วนใหญ่ทางโรมแรมจะเตรียมโต๊ะสำรองให้ในกรณีที่แขกมาเกินประมาณ 5% ของจำนวนที่เราจองไว้ ดังนั้นจำเป็นอย่างมากที่ต้องคำนวนให้พลาดน้อยที่สุด เป็นไปได้ช่วงแจกการ์ดอาจจะแย๊ปถามไปเลยว่ามาได้ไหม เอาแฟนมาด้วยนะ อะไรแบบนี้เพื่อให้เราสามารถประเมินจำนวนแขกได้ใกล้เคียงที่สุด ส่วนใครที่ใช้ Function ของ Facebook ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การคำนวนแขกที่จะมาร่วมงานด้วยการมีปุ่มให้แขกที่เราเชิญมาร่วมงานว่า “จะมา” ,”ไม่มา” หรือ “อาจจะมา” ให้กดก็ช่วยให้เราคำนวนจำนวนแขกได้แม่นขึ้นอีกหน่อย

การเลือกวันในการจัดงาน หลายครอบครัวอาจจะซีเรียสเรื่อง “วันดี” ตามพระ หรือหมอดูบอก ก็ขอให้เลือกวันที่อยู่ช่วงอาทิตย์แรกของเดือน เพราะเป็นช่วงที่คนมาร่วมงานยังมีเงินสะพัดอยู่ ถ้าเทียบกับการไปจัดช่วงใกล้ๆ สิ้นเดือน ถือว่าเป็นทริคเล็กๆ สำหรับการจัดงานเช่นกัน

การจัดสถานที่งานแต่ง – จุดที่ควรลงทุน

ในงานแต่งงานอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากมายเพื่อประดับพื้นที่ แต่ที่จริงแล้ว มีเพียงบางจุดเท่านั้นที่ทั้งคนมาร่วมงาน และเจ้าบ่าว-เจ้าสาวเองจะจดจำไปนานจนหลังจบงาน ถ้าไม่อยากจะฟุ่มเฟือยจากการจัดงานแต่งเกินไปขอให้เน้นแค่จุดต่อไปนี้พอ ที่เหลืออาจจะไม่ต้องใส่ใจมากนัก

1. Photo Backdrop

จุดที่เจ้าบ่าว-เจ้าสาว มาถ่ายรูปร่วมกับแขกหน้างาน ขอให้คิดว่าการถ่ายรูปจุดนี้เป็นงานมองไกลระดับหนึ่ง รูปที่ถ่ายไปจะไม่ได้มองเห็นถึงรายละเอียด และวิจิตรบรรจงของฉากหลังมากนัก ไม่จำเป็นต้องทุ่มทุนสร้างตามที่โรงแรม หรือออกาไนท์เซอร์ที่จ้างมาจัดงานเสนอทั้งหมด เช่น ใช้ดอกไม้สดทั้งหมดเพื่อทำฉากหลัง หน้างานอาจจะทึ่งในความสวย(และราคา) แต่หลังจากเวลาผ่านไปกลับมานั่งดูรูปเราจะจำความสวยแบบ close-up นี้ได้แค่รางๆ เท่านั้น

2. Backdrop บนเวที

เป็นจุดที่ใช้เวลาในช่วงงานนานรองจาก Photo Backdrop หน้างาน เพราะพิธีการต่างๆ จะอยู่ในส่วนนี้ ซึ่งส่วนใหญ่ทางโรงแรมจะมีรูปแบบสำเร็จรูปให้ เราสามารถเลือกตามความพอใจจากรูปงานของคู่อื่นที่เคยมาแต่งที่โรงแรมก่อนหน้าได้เลย ถ้าไม่มีโจทย์ หรือ Theme งานแบบครีเอทขึ้นเอง เช่น อยากให้เน้นใช้ไฟนีออนสีๆ แทนตัวอักษรโฟมที่โรงแรมแถมให้อะไรแบบนี้ ก็อาจจะยุ่งยากขึ้นอีกหน่อยในการดิลกับสถานที่ในการ setup ฉาก

3. เค้กแต่งงาน

ที่สำคัญเพราะนี่จะเป็นจุดไฮไลท์ที่จะต้องถูกบันทึกภาพในงานแต่ง ซึ่งทางโรงแรมสามารถเตรียมให้ได้ เราสามารถขอดูรูปจากงานแต่งก่อนหน้าว่าเค้กแบบนี้ตอนถ่ายรูปตัดเค้กจะออกมาประมาณไหน พอใจหรือไม่ เน้นรูปอย่างเดียวนะครับ รสชาตินี่ลืมไปได้เลย ไม่จำเป็นต้องถามถึง มันผ่านไปไวมาก ช่วงใกล้ๆ จบงานแต่งหลังจากภารกิจมากมายมาทั้งวันช่วงใกล้ๆ งานจบ ลิ้นเริ่มไม่รับรสอะไรแล้ว ถามว่าได้กินไหมยังจำไม่ได้เลย เพิ่งมานึกออกตอนย้อนนั่งดูรูปแต่งงานว่าตอนนั้นเราโดนป้อนเค้กด้วยนี่

ระยะหลังหลายเงินเพิ่มเติมจุดให้แขกที่มาร่วมงานถ่ายรูปเล่นแบบมีพร๊อพตุ๊กตา, ป้ายที่มีข้อความน่ารักๆ ตรงส่วนนี้ก็ถือว่าไม่ได้สำคัญนัก เรียกว่าเป็นแค่ Gimmick เล็กๆ ไม่มีก็ไม่ถือว่าผิดอะไร แล้วแต่จะมองกันนะครับ

ก็จบแล้วสำหรับเทคนิคในการจัดงานแต่งไม่ให้ขาดทุน บางส่วนอาจจะเป็นคำพูดที่ดูตรงไป และมองที่ตัวเงินมากเกินไป แต่สำหรับการเริ่มต้นชีวิตคู่ด้วยการเป็นหนี้เป็นสินไม่ใช่สิ่งที่ดีแน่ๆ อาจจะต้องพยายามสร้างความชัดเจนเรื่องเงินที่จะเข้ามาจากส่วนต่างๆ ของงานแต่ง เพราะมันก็มีเงินจำนวนมากที่ออกไปจากการจัดงานแต่งเช่นกัน

และสุดท้าย ขอให้คิดไว้เสมอว่า “การแต่งงานไม่ใช่เรื่องของคนสองคน แต่มันคือเรื่องของคนสองครอบครัว” ดังนั้นถ้าเราลดความเยอะสิ่งในตัวเราลงได้คนหนึ่ง ก็เท่ากับเงื่อนไขความวุ่นวายต่างๆ หายไปอย่างน้อย 1 ข้อ ค่าใช้จ่ายอาจจะลดลงไปอีกเยอะเช่นกัน ถึงการแต่งงานจะไม่ใช่ปลายทางของเรื่อง Happy Ending อย่างที่หลายคนบอก แต่อย่างน้อยขอเป็นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของทุกคนครับ