ในชีวิตการทำงานของใครหลายๆ คนนั้น เราเชื่อว่าที่ผ่านมาทุกคนคงมีประสบการณ์งานเข้ามามากจนจับต้นชนปลายไม่ถูก ไม่รู้ว่าจะเริ่มทำอะไรก่อนหลังดี

แม้จะได้ทำตามคำแนะนำให้ให้สร้างบัญชีงานที่ต้องทำ (to do list) ขึ้นมาก็ตาม แต่บางที to do list นี่ก็ได้กลายเป็นทะเลงานจนหยิบขึ้นมาดูทีไรก็ท้อ แล้วเราจะมีทางออกกับปัญหานี้ได้อย่างไร ทำอย่างไรเราถึงจะทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ สบายสมอง หมดความกังวล

วันนี้เราจึงอยากแนะนำวิธีการเสริมประสิทธิภาพของการทำ to do list ด้วยเทคนิค Time Blocking ที่จะมาช่วยคุณหมดกังวล จัดลำดับความสำคัญของงาน ไม่ต้องคอยนึกย้อนว่าจะทำอะไรก่อนหลังดี ทำให้คุณไม่ต้องเกิดอาการท้อเมื่อหยิบ to do list ขึ้นมาอีกต่อไป

เริ่มต้นใช้ Time Blocking ได้อย่างไร

นักจิตวิทยาได้สรุปไว้ว่า โดยปกติคนมนุษย์เราทั่วไปสามารถรับมือกับงานได้ไม่เกิน 7 อย่างพร้อมกัน ซึ่งหมายความว่าเราสามารถมีสมาธิกับการทำงานได้ทีละอย่าง แต่รับรู้ว่ามีงานที่รับผิดชอบอยู่ไม่เกิน 7 อย่างโดยที่ไม่ก่อให้เกิดความวิตกกังวล ลนลาน ดังนั้นการใช้ Time Blocking จึงเริ่มต้นด้วยการที่คุณเอา to do list ที่เป็นเหมือนทะเลงานของคุณออกมา แล้วดึงงานที่มี Deadline เร่งด่วนที่สุดออกมาก่อน 7 อย่างเพื่อนำมาจัดทำ Time Blocking

วิธีการสร้าง Time Blocking

วิธีการสร้าง Time Blocking ก็ไม่ยาก ให้คุณเรียงลำดับงานที่มี Deadline เร่งด่วนที่สุดตามลำดับจาก 1 ถึง 7 จากนั้นใส่รายละเอียดให้กับการแต่ละงานดังนี้

รายละเอียดของงาน เขียนระบุลงไปให้ชัดเจนว่ามันคืองานอะไร เรามีประสบการณ์เคยทำมาก่อนมั้ย? สถานที่ทำงานอยู่ที่ไหน ยกตัวอย่างเช่น ตรวจหน้างานก่อสร้าง เป็นงานง่ายๆ ทำมาบ่อยแล้ว หน้างานแถวย่านสุขุมวิท  เริ่มงาน 10 โมงเช้า  

Deadline ของงาน สิ่งนี้สำคัญ คุณจะต้องห้ามลืมใส่ลงไปด้วยใน Time Blocking เพราะมันจะช่วยให้คุณลำดับความสำคัญของการทำงานได้ถูกต้อง เช่นตัวอย่างข้างต้น คุณมีนัดตรวจหน้างานก่อสร้างให้ลูกค้าในเช้าวันศุกร์ งานต้องเสร็จไม่เกินเที่ยง ก็เขียนลงไปให้เรียบร้อยครับ

ประมาณการเวลาทำงาน เพื่อให้คุณได้ทราบความยากง่ายของงาน ยิ่งงานที่คุณคุ้นเคย มีประสบการณ์มาก่อนคุณย่อมจะสามารถประมาณเวลาทำงานได้ไม่ยาก เช่น การตรวจหน้างานก่อสร้างดังกล่าวข้างต้น คุณคิดว่าใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมง ก็เขียนบันทึกลงไปให้เรียบร้อยครับ

และนี่ก็คือรายละเอียดทั้ง 3 ส่วนที่คุณจะต้องเขียนบันทึกลงไปในแต่ละรายการงานใน Time Blocking ที่คุณสร้างขึ้น โดยจะต้องเขียนให้ครบทั้ง 7 รายการเพื่อความสะดวกในการนำมาทบทวน

ลำดับเวลาของงานใน Time Blocking ให้ถูกต้อง

การลำดับงานใน Time Blocking ที่ถูกต้องให้คุณเลือกงานที่มีกำหนด Deadline ที่ชัดเจนและใกล้ที่สุดออกมาก่อน เช่น คุณได้รับงานมาในเช้าวันจันทร์ซึ่งเป็นวันแรกของสัปดาห์ มีงาน A ที่เจ้านายต้องการให้คุณทำให้เสร็จภายในพรุ่งนี้ก่อนเที่ยง ถือเป็นงานที่ Deadline กระชั้นที่สุด คุณจะต้องเลือกทำงาน A ก่อน แม้ว่าคุณจะไม่ค่อยชอบงานนี้ก็ตาม ส่วนงานที่ไม่มี Deadline หรือ Deadline กว้างๆ เช่น งาน X, Y และ Z ที่กำหนดกว้างๆ ว่าให้ทำให้เสร็จภายในสุดสัปดาห์นี้ก่อน 16.30 น. ของวันศุกร์ คุณค่อยจัดไว้ในส่วนท้ายๆ ของ Time Blocking  

เมื่อได้อ่านถึงตรงนี้ คุณก็คงจะเห็นแล้วว่าคุณสามารถใช้เทคนิค Time Blocking ที่ค่อยๆ ย่อยงานออกจาก to do list ที่แสนยุ่งเหยิงของคุณออกทีละ 7 งาน ไปเรื่อยๆ จนหมด ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานเสร็จได้ตรงเวลา มีประสิทธิภาพ ไม่สับสน และตัวคุณก็ไม่ต้องเครียดจนปวดหัวด้วย

และนี่ก็คือเทคนิค Time Blocking พิชิตงานที่เราอยากแนะนำให้เพื่อนๆ ได้รู้จักในครั้งนี้  ไม่ว่างานจะมากจนสาหัสแค่ไหน คุณก็สามารถเอาชนะมันได้ด้วยเทคนิคนี้ ก็หวังว่าเทคนิคนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนๆ ในวัยทำงานทุกคน และหลังจากที่ได้อ่านจบไป หากเห็นว่าเป็นประโยชน์ก็น่าจะลองนำไปปรับใช้กันดูนะครับ